Zpracování osobních údajů

Provozovatel: Robin Zajíček, IČO 29673496

Ředitelna vystupuje ve dvou rolích. U pošty školy je zpracovatelem — správcem je škola a obracíte se na ni. U kontaktního formuláře, podpory a fakturace je správcem — tam se obracíte přímo na nás.

A. Pošta školy — jsme zpracovatel

Správcem je škola, my zpracováváme údaje jen podle jejích pokynů. Smlouvu o zpracování osobních údajů se školou podepisujeme dřív, než škola připojí schránku — a platí to i pro pilotní provoz.

Co ukládáme

Databáze je v Evropské unii (Frankfurt) a ukládáme do ní jen to, co je potřeba pro třídění a přípravu odpovědí: údaje o e-mailech (odesílatel, předmět, datum), shrnutí a náhled textu (prvních 2 500 znaků), text příloh kvůli vyhledávání, úkoly, události (i soubory, které k nim sami nahrajete), kontakty, historii konverzací se Sofií, souhrn vašeho stylu psaní (oslovení bez jmen, zakončení, délka vět — vyčtený jednou z odeslaných e-mailů, jejich text se neukládá) a šifrovaný přístup ke schránce. Soubory příloh e-mailů a text delších zpráv za hranicí náhledu zůstávají ve vaší schránce (Microsoft nebo Seznam).

Kdo se k datům dostane

Microsoft ani Seznam mezi ně nepatří: pošta a kalendář zůstávají ve vašem účtu a my se k nim jen připojujeme.

Kdo	Co dělá	Kde jsou údaje
Supabase, Inc.	databáze služby na infrastruktuře AWS	EU, FrankfurtMimo EU: standardní smluvní doložky
Vercel Inc.	provoz aplikace a serverových funkcí	EU, Frankfurt; krátkodobé provozní záznamy bez obsahu zprávMimo EU: rámec EU–USA a standardní smluvní doložky
Anthropic, PBC	zpracování textu jazykovým modelem: třídění, shrnutí, návrhy odpovědí, asistentka	USA; vstupy a výstupy maže do 30 dní a nepoužívá je k trénování modelůMimo EU: standardní smluvní doložky
Plus Five Five, Inc. (Resend)	odesílání e-mailů služby: ranní souhrn, upomínky k úkolům, oznámení o přiděleném úkolu, upozornění	USA; obsah odeslaných e-mailů služby a záznamy o doručeníMimo EU: rámec EU–USA a standardní smluvní doložky
Functional Software, Inc. (Sentry)	záznam technických chyb aplikace	EU, Frankfurt; bez obsahu e-mailůMimo EU: standardní smluvní doložky
Eleven Labs, Inc. (ElevenLabs)	převod textu na řeč: na pokyn uživatele (tlačítko „Přehrát“) text odpovědi asistentky	USA; text a nahrávku mažeme z historie účtu hned po vygenerováníMimo EU: rámec EU–USA a standardní smluvní doložky
WEDOS Internet, a.s.	e-mailová schránka pro podporu a komunikaci se školou	Česko

B. Web, podpora a fakturace — jsme správce

Tohle se děje mimo aplikaci a se školní poštou to nesouvisí. Správcem jsme my, takže svá práva uplatníte přímo u nás.

Kontaktní formulář na webu

Údaje:: jméno, e-mail a text zprávy, kterou jste napsali
Proč:: oprávněný zájem odpovědět na dotaz, který jste nám sami poslali
Jak dlouho:: do vyřízení dotazu, nejdéle 12 měsíců

Podpora ze služby

Údaje:: jméno a e-mail přihlášeného uživatele, název školy a text zprávy
Proč:: plnění smlouvy se školou
Jak dlouho:: do vyřízení, nejdéle 12 měsíců

Zájemci o službu

Údaje:: název školy, jméno a kontakt osoby, se kterou jednáme
Proč:: oprávněný zájem nabídnout službu škole; kdykoli lze odmítnout
Jak dlouho:: do odmítnutí, jinak nejdéle 24 měsíců od posledního kontaktu

Objednávky, faktury a účetnictví

Údaje:: fakturační údaje školy a kontaktní osoba na objednávce
Proč:: plnění smlouvy a zákonná povinnost vést účetnictví
Jak dlouho:: 10 let podle zákona o účetnictví a o DPH

Záznam technických chyb aplikace

Údaje:: typ chyby, čas a cesta ve službě; identifikátor školy a uživatele
Proč:: oprávněný zájem udržet službu funkční
Jak dlouho:: 90 dní; e-mailové adresy a text zpráv se z hlášení odstraňují

Cookies a měření návštěvnosti

Ředitelna nepoužívá žádné reklamní ani sledovací cookies a nepředává data reklamním sítím. Proto se vás na souhlas s cookies neptáme — ukládáme jen to, bez čeho by služba nefungovala, nebo co jste si sami nastavili:

reditelna-session — přihlášení. Bez něj byste se po každém kliknutí přihlašovali znovu. Platí 30 dní.
reditelna-oauth — dočasná ochrana při přihlašování přes Microsoft nebo Seznam. Zanikne hned po přihlášení.
reditelna-motiv, reditelna-zvuk-novy-email a podobné — vaše vlastní nastavení, třeba světlý či tmavý režim.

K měření návštěvnosti používáme Vercel Web Analytics, které nepoužívá cookies a neukládá nic, podle čeho by šlo konkrétního člověka poznat nebo sledovat napříč weby. Vidíme z něj jen souhrny: které stránky se otevírají, z jaké země a na jakém typu zařízení.

Vaše práva

Máte právo vědět, co o vás zpracováváme, dostat kopii, nechat si údaje opravit nebo smazat, omezit zpracování a vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu. Můžete si také stěžovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Jste ředitel školy? Export všech dat i žádost o smazání účtu najdete přímo ve službě v Nastavení, část Data a GDPR. Po žádosti smažeme všechna data do 30 dní.

Jste rodič, zaměstnanec školy nebo někdo, o kom škola posílá poštu? Obraťte se na školu — ta je správcem a my jednáme podle jejích pokynů. Pomůžeme jí vaši žádost vyřídit.

Máte dotaz ke zpracování údajů? Napište nám na info@reditelnaposta.cz.