Obchodní podmínky

1. Provozovatel a služba

1. Službu Ředitelna provozuje Robin Zajíček, IČO 29673496, zapsaný v živnostenském rejstříku. Provozovatel je fyzická osoba podnikající podle živnostenského zákona a není plátcem DPH. Kontakt je info@reditelnaposta.cz (dále jen „provozovatel“).
2. Ředitelna je webová aplikace pro vedení školy. Napojí se na školní poštu a kalendář v Microsoft 365 a nabízí třídění příchozí pošty a shrnutí e-mailů, návrhy odpovědí, asistentku Sofii, kalendář, úkoly a kontakty a ranní souhrn e-mailem (dále jen „služba“).
3. Zákazníkem je škola nebo jiná právnická osoba (dále jen „škola“). Škola není spotřebitel. Tyto podmínky jsou součástí smlouvy mezi školou a provozovatelem.

2. Uzavření smlouvy a spuštění služby

1. Smlouva vzniká tak, že provozovatel potvrdí objednávku školy. Objednávku škola pošle e-mailem nebo listinně.
2. Nedílnou součástí smlouvy je smlouva o zpracování osobních údajů. Škola připojí svou schránku až po jejím podpisu. To platí i pro pilotní provoz.
3. Po potvrzení objednávky provozovatel zpřístupní službu pro účet školy. Uživatel se přihlásí účtem Microsoft 365 školy. Správce IT školy udělí aplikaci oprávnění podle návodu na stránce /pro-it.

3. Co služba dělá a co ne

1. Ze schránky školy služba nic neodesílá sama. Návrhy odpovědí se ukládají jako koncepty a každou zprávu ze schránky školy odešle uživatel vlastním úkonem. Ze své adresy služba posílá jen ranní souhrn a upozornění uživateli. K tomu posílá upomínky k úkolům osobám z personálu, kterým uživatel úkol přiřadil a vyplnil u nich e-mail.
2. Třídění, shrnutí, návrhy odpovědí a odpovědi asistentky vytváří umělá inteligence. Jsou to pomůcky a mohou obsahovat chyby. Může jít třeba o zařazení e-mailu do jiné kategorie nebo o nepřesné shrnutí. Za rozhodnutí o vyřízení pošty a za obsah odeslaných zpráv odpovídá škola.
3. Služba nenahrazuje spisovou službu, datovou schránku ani evidenci podle školských předpisů. Důležité lhůty je potřeba sledovat v originální poště.

4. Cena a platba

1. Cena je 2 000 Kč měsíčně za jednu školu a jeden uživatelský účet. Provozovatel není plátcem DPH, cena je proto konečná.
2. Provozovatel fakturuje předem. Splatnost faktury je 14 dní, platí se převodem na účet uvedený na faktuře.
3. Pokud je škola s platbou v prodlení déle než 30 dní a nezaplatí ani do 14 dní po upomínce, smí provozovatel službu pozastavit. Údaje školy se tím nemažou.
4. Změnu ceny oznámí provozovatel e-mailem nejméně 60 dní předem. Pokud škola se změnou nesouhlasí, může smlouvu vypovědět ke dni její účinnosti.

5. Pilotní provoz

Pilotní provoz je zdarma do 31. 12. 2026 a bez závazku. Po jeho skončení služba pokračuje za cenu podle článku 4, jen pokud škola pošle objednávku. Bez objednávky provozovatel údaje školy vymaže podle smlouvy o zpracování osobních údajů.

6. Limity služby

1. Služba má technické limity, které chrání provoz a náklady. Patří sem denní počet dotazů na asistentku, měsíční rozpočet na zpracování umělou inteligencí a denní strop adresátů odeslaných zpráv. Aktuální hodnoty jsou v nápovědě služby.
2. Po dosažení limitu se dotčená funkce omezí do dalšího dne nebo měsíce. Třídění pošty se neomezuje bez upozornění uživatele.

7. Povinnosti školy

Škola:

1. zajistí oprávnění k připojení školní schránky v Microsoft 365;
2. jako správce osobních údajů plní informační povinnost vůči osobám, jejichž údaje škola zpracovává;
3. chrání přístup k účtům, kterými se do služby přihlašuje;
4. nepoužívá službu v rozporu s právními předpisy;
5. hlásí provozovateli bez odkladu zjištěné chyby a podezření na zneužití.

8. Dostupnost a podpora

1. Provozovatel usiluje o nepřetržitou dostupnost služby, ale negarantuje ji. Plánovanou údržbu provádí podle možnosti mimo pracovní dobu škol.
2. Služba závisí na službách třetích stran, zejména Microsoft 365 a poskytovatele jazykového modelu. Za jejich výpadky provozovatel neodpovídá.
3. Podpora běží e-mailem na info@reditelnaposta.cz v pracovní dny. Provozovatel odpoví nejpozději do 2 pracovních dnů. Na kritické chyby, kvůli kterým službu nejde používat, reaguje přednostně.

9. Odpovědnost

1. Provozovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností.
2. Celková náhrada škody za jeden kalendářní rok je omezena na částku, kterou škola provozovateli zaplatila za posledních 12 měsíců. Omezení neplatí pro škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, pro újmu na přirozených právech člověka a v dalších případech, kdy zákon omezení nepřipouští.
3. Provozovatel neodpovídá za škodu, která vznikla tím, že škola spoléhala jen na výstupy umělé inteligence (článek 3), pokud nevznikla porušením povinností provozovatele.

10. Údaje školy a práva k aplikaci

1. Údaje školy patří škole. Škola si je může kdykoli sama vyexportovat ve službě (Nastavení, část Data a GDPR). Osobní údaje se zpracovávají podle smlouvy o zpracování osobních údajů.
2. Aplikace, její zdrojový kód a označení Ředitelna náleží provozovateli. Škola získává po dobu trvání smlouvy nevýhradní oprávnění službu užívat pro své potřeby.

11. Trvání a ukončení

1. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.
2. Škola může smlouvu kdykoli vypovědět e-mailem. Výpověď je účinná ke konci zaplaceného fakturačního období. Za zbytek zaplaceného období se cena nevrací, s výjimkou případů podle článků 4, 12 a článku 6 smlouvy o zpracování osobních údajů.
3. Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou 3 měsíce. Nevyčerpanou část předplacené ceny vrátí.
4. Každá strana může od smlouvy odstoupit při jejím podstatném porušení druhou stranou, pokud porušení nenapraví ani do 30 dní od písemné výzvy.
5. Po skončení smlouvy provozovatel údaje školy vrátí nebo vymaže podle smlouvy o zpracování osobních údajů.

12. Změny podmínek

Změnu podmínek oznámí provozovatel škole e-mailem nejméně 30 dní předem. Pokud škola se změnou nesouhlasí, může smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny. Provozovatel jí pak vrátí nevyčerpanou část předplacené ceny.

13. Závěrečná ustanovení

1. Smlouva se řídí právem České republiky, zejména občanským zákoníkem.
2. Spory řeší obecné soudy České republiky.
3. Pokud je některé ustanovení neplatné, ostatní ustanovení platí dál.